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Prozesse analysieren und erfassen


Jede Prozessoptimierung fängt mit der Erfassung des aktuellen Prozesses und dessen Analyse an. Selbst wenn Sie aktuell nichts ändern möchten, sollten Sie Ihre Prozesse erfassen und dokumentieren. Dieses hilft Ihnen nicht nur Transparenz zu schaffen, sondern kann z. B. einem neuen Mitarbeiter die Einarbeitung erleichtern.

Starten Sie mit Ihren Kernprozessen, denn hier steht der Kundenwunsch und dessen Erfüllung im Mittelpunkt. Das kann z. B. das Produzieren Ihres Produktes oder das Erbringen Ihrer Dienstleistung sein.


Tipp:

Eine Prozesslandkarte kann Ihnen helfen, eine Übersicht aller Prozesses und deren Bedeutung und Wechselwirkung zu visualisieren. Außerdem ist ein Prozessordner eine gute Investition. Am besten digital: So kann jeder im Unternehmen die Prozesse einsehen.


Beispiel:

prozesslandkarte

Prozessdarstellung / Prozesse erfassen

Es gibt eine Vielzahl von Methoden zur Analyse und Darstellung der Prozesse, wie z.B. Processmapping, Wertstromanalyse, Swimelane oder LIPOK etc. Wichtig ist jedoch, dass sie den Ablauf für alle verständlich visualisieren.

Hierzu gehört das Erstellen eines Legendenverzeichnisses. Nutzen Sie dabei Farben. So wirkt die Darstellung lebendiger und bleibt besser im Gedächtnis. Achten Sie aber darauf, dass die Farben und Symbole bei jeder Prozessdokumentation die gleiche Bedeutung erhalten.

Beispiele und Symbole aus der Swimlane / Wertstromanalyse:

(siehe Microsoft Visio)


symbole_prozessdarstellung

Vorgehensweisen / Prozesse analysieren

Das eigentliche Erfassen und Analysieren der Prozesse wird üblicherweise zusammen mit den Mitarbeitern in einem Workshop durchgeführt. Sinnvoll ist es, den Prozess zunächst an einer Metaplanwand oder Ähnlichem darzustellen. So kann alles schnell abfotografiert werden. Ich empfehle jedoch, die gesamten Aufzeichnungen noch einmal elektronisch zu erfassen, da nicht jede Handschrift sehr leserlich ist. Sie werden auch feststellen, dass sich während dieser Prozedur noch Fragen ergeben, die zur genaueren Bestimmung des Prozesses hilfreich sind.

Eine nicht so verbreitete Methode ist die Simulation der Geschäftsprozesse. Hierbei wird an realen Beispielen der Prozess quasi im Testlauf durchgeführt. Dies kann der Auftrag von gestern sein oder die Reparatur von vor zwei Tagen. Sie werden kreativ werden müssen, aber hier werden Sie sofort Diskrepanzen zwischen den "Beschreibung, Erklärung" und dem "TUN" erkennen. Wichtig ist nur, dass sie keinen Vorgang erfinden, sondern einen tatsächlich durchführten zugrunde legen. Denn Sie werden schnell merken, dass die Mitarbeiter Teile Ihrer Abläufe und Aufgaben bewusst wahrnehmen, viele Dinge aber auch unbewusst tun, da diese jeden Tag mehrmals wiederholt werden. Diese sind so fest im Gedächtnis verankert, dass sie es selbst nicht mehr bemerken. Es ist mit dem "Gehen" vergleichbar. Wir tun es jeden Tag, nehmen aber den Ablauf, der dafür notwendig ist, nicht mehr wahr.

Außerdem erlaubt die Methode den Mitarbeitern, Spaß am Erfassen und Analysieren zu entwickeln. Sie bereitet sie auch auf den kreativen Prozess der "Soll"-Definition vor.

Eine andere Alternative ist die Analyse des Prozess am Arbeitsplatz der Mitarbeiter. Sie sollten jedoch vielen unterschiedlichen Mitarbeitern über die Schulter schauen und sich alles erklären lassen. Vor allem das "Warum"! Jeder Mitarbeiter arbeitet etwas unterschiedlich. Entscheidend ist hier die "Standardabweichung". Was davon beeinflusst den gesamten Geschäftsprozess - und was nicht. Nicht jede Abweichung ist relevant!

Ich empfehle auch, am Ende mit allen betroffenen Mitarbeiter das Resultat noch einmal zu besprechen und einen letzten Blick darauf zu werfen. Wenn alle dem dargestellten Ablauf zugestimmt haben, kann dieser schließlich kommuniziert, veröffentlicht und bestenfalls im Prozessordner abgelegt werden.

Viel Erfolg und Spaß beim Ausprobieren der unterschiedlichen Vorgehensweisen zur Analyse und Erfassung von Prozessen.


Autor: Yanet Quintana
Datum: 25.01.2017






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