Welche Rollen gibt es im Prozessmanagement? Eine Frage, die Sie sich wahrscheinlich bereits gestellt haben. Denn irgendwann kommt der Moment, in dem Sie sich mit der Aufnahme von IST- oder SOLL/TO-BE-Prozessen oder mit Prozessmanagement befassen. Sei es, um eine Software einzuführen, Prozesse zu optimieren oder aufgrund Ihrer Transformationsprojekte. Das führt automatisch zur Frage: Wer übernimmt welche Prozessmanagement-Aufgaben?
Daher möchte ich Ihnen in diesem Beitrag eine Übersicht der verschiedenen Rollen im Prozessmanagement vorstellen. Außerdem werde ich Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie mit typischen Herausforderungen während der Rollendefinitionen umgehen können.
Übersicht der Rollen im Prozessmanagement
- Chief Process Officer (CPO)
- Process Owner / Prozessverantwortlicher
- Prozessmanager
- Prozessmanagement Berater (oder Coach)
- Prozessbeteiligte
- Prozesscontroller
- Prozessauditor
- Prozessoptimierer (situativ)
- Prozessmodellierer (kontextbezogen)
- Prozessarchitekt (kontextbezogen)
- Prozessexperte (situativ)
- Business Process Analyst / Geschäftsprozessanalyst (kontextbezogen)
Chief Process Officer (CPO) / Leitung Prozessmanagement
Sie ist dafür verantwortlich, die gewünschte Prozessorientierung und den Prozessgedanken im Unternehmen zu etablieren. Die CPO-Rolle bestimmt, welche Methoden am besten eingesetzt werden, und legt damit die Standards fest. Das kann vom Unternehmensbereich aus gelegentlich auch unterschiedlich sein, aber üblicherweise werden hier grundlegende Arbeitsweisen festgelegt. Diese Rolle ist auch unter Leitung BPM-Center of Excellence oder Business Prozessmanagement Office (BPO) bekannt.
Hauptaufgaben des Chief Process Officers
- Prozessmanagement-Strategie bestimmen (unter Berücksichtigung der Unternehmensstrategie und ‑kultur)
- Prozessmanagement-Ziele definieren
- Strategische Prozesskennzahlen festlegen
- Methoden und Tools auswählen
- Prozessmodell festlegen
- Change-Management gestalten und begleiten
- BPO (Business Prozessmanagement Office) leiten
- Mitarbeitende in den unterschiedlichen Prozessmanagementrollen unterstützen
- Prozessorganisation weiterentwickeln
- Den Prozessgedanken verankern
Prozess Owner / Prozessverantwortlicher
Sie ist die bekannteste Rolle und wird fälschlicherweise oft als Synonym für alle Prozessaufgaben in Unternehmen genutzt. Falls Sie diesen Begriff auch nutzen, grenzen Sie sich klar ab.
Hauptaufgaben des Prozess Owners
- Strategisches Monitoring der Prozesse
- Vorantreiben von Prozessverbesserung
- Integration von den verschiedenen Stakeholdern/Verantwortlichen
- Planung, Kontrolle und Integration der verschiedenen Projekte, Aufgaben, Maßnahmen, Abteilungen
- Ressourcenmanagement (planen, überwachen und budgetieren)
- Modellierung der Prozesse (fit for purpose)
- Dokumentation der Prozesse
- Ggf. Überwachung von Audits
TIPP: Lernen Sie, Rollen von Stellenbeschreibungen zu unterscheiden. Ein Mitarbeitender hat eine Stellenbeschreibung, kann aber unterschiedliche Rollen einnehmen, z. B. als Planer und als Process Owner für Service- oder Field-Service-Prozesse. Auch wenn ein Mitarbeitender zu 100 % alle Prozessbelange betreut, sollten in der Stellenbeschreibung dennoch die unterschiedlichen Prozessrollen klar benannt werden, etwa Process Owner und Prozessmanager.
Prozessmanager
Hauptaufgaben des Prozessmanagers
- Monitoring der operativen Umsetzung
- Operative Einführung von Prozessänderungen und Maßnahmen
- Modellierung der Prozesse in Zusammenarbeit mit dem Prozess Owner
- Dokumentation der Prozesse in Zusammenarbeit mit dem Prozess Owner
- Schulung und Training von Prozessteilnehmern oder Mitarbeitenden
- Ggf. Sicherstellung des Qualitätsmanagements
Prozessmanagement Berater oder Coach
Er verfügt meist über hohe Methodenkompetenz und hat einen umfänglichen Erfahrungsschatz in verschiedenen Projektarten. In vielen Fällen übernimmt er auch die in diesem Beitrag genannten Rollen.
Hauptaufgaben des Prozessmanagement Beraters
- Ermittlung von Prozessschwachstellen und Erarbeitung von Lösungen
- Festlegung und Umsetzung von BPM-Methoden
- Prozessanalyse und Prozessmodellierung
- Definition von globalen Prozessstandards
- Unterstützung bei der Umsetzung von Prozessstandards
- Unterstützung und Coaching der Mitarbeitenden in den verschiedenen Prozessrollen
Prozessbeteiligte
Hauptaufgaben des Prozessbeteiligten
- Prozessanforderung aufnehmen (Kundenanforderung und interne Anforderungen)
- Prozessverbesserung vorschlagen und umsetzen
- Unterstützung bei Erzielung der gewünschten Prozessleistung
- Prozesse aktiv umsetzen
- Mitgestaltung bei der Soll-Prozess-Definition (To-be-Prozesse)
Prozesscontroller
Hauptaufgaben des Prozesscontrollers:
- Sicherstellung der Einhaltung der Prozessziele und Anforderungen aus dem Prozessmanagement
- Definition der Prozesskennzahlen
- Erstellen von Prozesskennzahlen-Reporting bzw. Dashboard
- Analyse des Fortschritts und der Auswirkungen der Prozessverbesserung
Prozessauditor
Hauptaufgaben des Prozessauditors:
- Überprüfung der Prozessdokumentation (Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen)
- Durchführung und Begleitung von Audits
- Erstellung der Auditberichte
- Sicherstellung der Einhaltung von Regeln und Compliance-Anforderungen
- Analyse und Erkennung von Prozessschwachstellen oder Mustern
- Bewertung von Stärken und Schwächen im Prozess bzw. Prozessausführung
Prozessoptimierer
Prozessmodellierer
Prozessarchitekt
Prozessexperte
Business Process Analyst / Geschäftsprozessanalyst
Herausforderungen bei der Auswahl und Definition von Prozessrollen
- Know-how/Fachwissen fehlt
- Unklare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
- Keine klaren Abgrenzungen
- Fehlende analytische Kompetenzen
- Erfahrungen mit Prozessmanagement
- Fehlende Unterstützung aus der Organisation und/oder dem Management
Quick-Wins: Das kann Ihnen dabei helfen
Grenzen Sie Projektrollen von Prozessmanagement-Office-Rollen ab.
In dem Moment, in dem die Frage nach den Rollen im Prozessmanagement auftaucht, müssen Sie eine Abgrenzung vornehmen. Möchten Sie die Rollen im Zusammenhang eines Projektes beantworten oder möchten Sie zentrale Rollen definieren, die nach dem Projekt weiterhin Bestand haben sollen? Falls Sie ein zentrales Prozessmanagement einführen, benötigen Sie weiterhin ein Konzept für die verschiedenen Rollen. In Projekten gibt es auch situative und kontextbezogene Rollen.
Beispiel der Projektmanagementrollen im Projekt vs. zentrales Prozessmanagement
Hier ein konkretes Beispiel anhand der Aufnahme von Prozessen.- In Projekten ist die IST- und SOLL-Aufnahme der Prozesse temporär. Nach Beendigung werden diese üblicherweise nicht mehr aktualisiert und werden mit in der Projektdokumentation abgelegt.
- Im zentralen Prozessmanagement sind die IST- und SOLL-Aufnahme nicht temporär. Üblicherweise ist das Ziel, diese aktuell zu halten bzw. regelmäßig zu überprüfen. Die Gründe hierfür können zum Beispiel das Qualitätsmanagement und dessen Zertifizierung sein oder Sie benötigen laufend aktuelle Prozessdarstellungen wegen anhaltender Transformationsprojekte etc.
Es ist wichtig, dass Sie diesen Punkt vorab klären, damit die Verantwortlichen wissen, wie sie mit den Ergebnissen umgehen sollen. Es hilft auch, eine klare Abgrenzung der Aufgaben zu definieren, und wird Ihnen auch bei der Aufteilung der Verantwortlichkeiten weiterhelfen.
Rollenbeschreibungen
Rollenbeschreibungen helfen generell, die Zuständigkeiten und Aufgaben genauer zu definieren. Und so vermeiden Sie, dass zu viel oder zu wenig in die Rolle interpretiert wird. Nutzen Sie das Grundgerüst aus diesem Beitrag und erweitern Sie es nach Bedarf. Achten Sie aber darauf, dass die Abgrenzung nicht so sehr verwässert.
Rollenkonzept
Erstellen Sie ein Rollenkonzept und kommunizieren Sie dieses.
RACI-Matrix
Erstellen Sie RACI-Matrix für die Rollen (hilft bei der Kommunikation und Abgrenzung von Verantwortlichkeiten).
Management-Team mitnehmen
Nehmen Sie Ihr Management-Team an Bord.
- Warum brauchen Sie das Prozessmanagement oder die Rolle?
- Nennen Sie konkrete Problemstellungen bzw. Beispiele, in denen Prozessmanagement hätte helfen können.
- Erstellen Sie ein Konzept und einen Plan.