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Projekt-Notfallplan

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Die Notlandung

Letzte Woche erhielt ich einen Anruf mit der zögerlichen Frage: "Was machst Du, wenn ein Projekt sich nicht umsetzen lässt?" Spontan fiel mir "notlanden" ein. Was der Anrufer natürlich zunächst nicht verstehen konnte. Aber als ich fragte, ob er schon einmal versucht hätte, beim Fliegen ein Flugzeug reparieren, musste er doch lachen. Seine Antwort: "Ich kann weder ein Flugzeug reparieren, noch habe ich jemanden kennenlernt, der das beim Fliegen kann." Ich auch nicht! Ich lasse das Flugzeug landen und beginne danach mit der Analyse und Reparatur. Dafür habe ich immer ein Projekt-Notfallplan zur Hand.

Gerade wenn es mit der Umsetzung schwierig wird, sollte Sie also eine Notlandung versuchen. Das bedeutet: Sie müssen das Projekt anhalten. Am Boden sind Analysen und Problembeseitigungen für alle einfacher. Und dafür braucht jedes Projekt einen Notfallplan.


Projekt-Notfallplan aktivieren

Ein Projekt umzusetzen ist nicht immer einfach, insbesondere wenn es eine drastische Veränderung mit sich bringt. Ich kenne kein Projekt, das ohne Überraschung ausgekommen ist. Leider lese ich immer noch Versprechen wie: Mit uns Planen heißt, Überraschungen vermeiden. Aber kein Projekt verläuft linear, damit sind Überraschungen vorprogrammiert. Daher haben Sie sich im besten Fall bereits mit einer möglichen Notlandung beschäftigt. Der Vorteil: Jeder kennt den nun folgenden Ablauf:


Die Notlandung vorbereiten

Die Flugroute kennen!
Wie sieht mein Projektplans aus, wo sind meine Meilensteine? Wo stehe ich aktuell? Sollten Sie keinen detaillierten Projektplan finden, analysieren Sie die Schritte, die Sie bereits unternommen haben und visualisieren Sie die Aktivitäten.

Wo können Sie landen?
Mit dem Projektplan können Sie anfangen, die verschieden Möglichkeiten zu analysieren. Wo kann ich hin? Ziel ist es, eine Stufe zu finden, auf der Sie eine gewisse Zeit verweilen können. Nach der Notlandung müssen Sie ja Ihr Flugzeug in Ruhe reparieren, damit Sie danach Ihren Flug fortsetzen - also Ihr Projekt umsetzen und zu Ende bringen können.

A) Zurück zum Abflughafen:
Welche Programmierung oder welche Umstellung kann rückgängig gemacht werden? Manchmal gibt es auch nur noch die Option des Resets, also wird alles wieder auf Null gesetzt.Bei der Einführung von neuen Systemen müssen Sie unbedingt am Ende die Reset-Taste drücken können. Gehen Sie "live" - und sie können z. B. nicht produzieren -, dann muss die Notlandung innerhalb von 1 -3 Stunden möglich sein. Dauert es länger, verliert das ganze Projektteam an Glaubwürdigkeit und dies hat folgenschwere Konsequenzen.

B) Nächsten Flughafen ansteuern:
Welche weiteren Ressourcen oder Kompetenzen benötigen Sie, um zum nächsten Meilenstein zu gelangen? Woher bekommen Sie Unterstützung? Und welche Konsequenzen hat das für die anderen Bereiche?


Vorbereitung auf den Sinkflug

Wenn Sie alles abgewogen haben, müssen Sie den Sinkflug Schritt für Schritt planen.

Der Maßnahmen- und Umsetzungsplan muss sehr detailliert sein. Jeder weiß, was er zu tun hat und es muss ihm oder ihr bestenfalls schriftlich vorliegen. Was muss ich tun? Wer gibt mir das Signal zum Start? Wenn informiere ich, wenn ich meine Aufgabe erledigt habe? Nun müssen Sie alle in der Organisation informieren. Ein schwerer Gang. Denn Sie müssen zugeben, dass sie nicht erfolgreich waren. Das ist schwer, und ich weiß auch nicht, ob man sich daran jemals gewöhnen kann. Sie müssen aber unbedingt offen sein. Sind sie das nicht, verursacht das einen Verlust an Reputation und das hat auch Auswirkungen auf andere Projekte. Sie müssen jetzt leider auch der Organisation sagen, wie sie sich während des Sinkfluges verhalten soll. Keiner macht etwas, bevor Sie es freigeben haben! Eins kann ich aus Erfahrung sagen: Sie werden HELFER benötigen.


Notlandung umsetzen

Hier muss jeder Handgriff sitzen. Die Verantwortlichen müssen auf Ihr Können vertrauen und sich ausschließlich auf die Aufgabe konzentrieren. Sie müssen ihnen die Freiheit zur Improvisation während der Durchführung der Aufgabe lassen. Versuchen Sie bitte nicht Statusberichte zu fordern. Jetzt müssen Sie VERTRAUEN schenken. Start und Ende, mehr Bericht gibt es nicht! Wenn Sie etwas anderes erhalten, hat die Notlandung nicht funktioniert.


Ein Projekt-Notfallplan gehört zu einer guten Projektplanung und -vorbereitung

Am besten Sie haben sich über die Notlandungsmöglichkeiten bereits im Vorfeld Gedanken gemacht und für die unterschiedlichen Situationen einen Projekt-Notfallplan skizziert.

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Denken Sie über den Projektverlauf nach und überlegen Sie, welche Situationen kritisch sind und was eventuell passieren kann. Wenn Sie schon einige Erfahrungen mit der Projektdurchführung haben, wird Ihnen das schnell gelingen. Nun überlegen Sie sich Maßnahmen und benennen für jede Maßnahme Verantwortliche. Die endgültige Detailplanung wird mit der Aktivierung des Notfallplans erstellt.

Ist das nicht bei der ersten Projektplanung erfolgt, erstellen Sie spätestens nach der erfolgreichen Notlandung einen neuen Projektplan inkl. Projekt-Notfallplan. Erst dann beginnen Sie mit der erneuten Umsetzung des Projektes.



Autor: Yanet Quintana
Datum: 25.08.2017
Bild: iStock






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